Tips-Tips untuk mutasi PNS Antar Daerah 

(pengalaman pribadi mutasi antar provinsi #PART 1 )

Postingan ini hanya bermaksud untuk sharing & membantu apabila ada rekan-rekan yang membutuhkan informasi untuk mutasi istri/suami/saudara/keluarga, dll yang berstatus pegawai negeri sipil (PNS) atau sekarang disebut aparatur sipil negara (ASN). 

Berikut ini saya akan berbagi sedikit pengalaman berserta langkah-langkah yang pernah saya tempuh ketika mengurus pindah instansi dari Pemerintah Kabupaten Manggarai Barat Provinsi Nusa Tenggara Timur ke Pemerintah Kabupaten Tapanuli Selatan Provinsi Sumatera Utara, tepatnya pada tahun 2011 yang lalu. ( pada tahun 2016 ini saya dan istri sudah mutasi lagi ke Pemerintah Kota Pekanbaru Provinsi Riau. dan saya akan menulisnya dalam Proses Mutasi #Part 3 nanti. tetapi kurang lebih prosesnya hampir sama.) 

Mungkin akan berbeda pada tiap instansi dan daerah, tergantung kebijakan masing-masing. Tapi setidaknya bisa diambil sedikit gambaran dari catatan berikut. Baiklah, mari kita mulai :

1. Syarat utama untuk mutasi,

Syarat utama & mutlak untuk dapat mutasi adalah anda seorang PNS.  Jadi,  seorang karyawan perusahaan swasta tidak bisa mutasi sebagai PNS. Bila tetap ingin menjadi PNS, maka ikutlah tes CPNS yang rutin diadakan setiap tahun.heuheu...

Surat yang akan kita persiapkan antara lain:

1.             Permohonan Pindah tugas, melampirkan: FC SK CPNS,FC SK PNS, FC Karpeg, DP3, FC Surat keterangan aktif, Rekomendasi dari tempat yang kita tuju, dan FC SK suami (jika alasan pindahnya karena mengikuti suami.) Surat ini ditandatangani oleh kita, dan disetujui (tanda tangan) oleh atasan langsung kita.

2.             Surat dari atasan langsung yang menyatakan tidak merasa keberatan dengan permohonan pindah kita,TT atasan langsung

3.             Daftar pengantar, TT atasan langsung.

2. Alasan untuk mutasi,

Hal terpenting untuk mentrigger/memulai proses mutasi adalah alasan yang tepat & kuat. Ada berbagai macam alasan yang bisa digunakan untuk mutasi, diantaranya adalah ikut pasangan (suami/istri), mendekatkan diri dengan keluarga, mengembangkan karir dan alasan-alasan personal lainnya.

Dari berbagai alasan tersebut, yang paling dapat diterima adalah ikut pasangan (suami/istri), yang pindah tugas atau bertugas didaerah lain. (walaupun saya dulu sebelum menikah menggunakan alasan mengembangkan karir dan melanjutkan pendidikan S2). Menurut beberapa sumber yang saya dapatkan, akan lebih besar kemungkinannya untuk bisa mutasi, apabila pasangan kita tersebut bertugas sebagai pembela negara (TNI/POLRI). Sedangkan apabila pasangan kita sebagai PNS, tetap akan mendapatkan prioritas lebih, tapi tidak sebesar TNI/POLRI. saya mendapatkan prioritas yang kedua karena saya dan istri bekerja sebagai PNS. meskipun begitu pengalaman saya dan istri tidak bisa langsung berdua pindah/mutasi, sementara istri saya menjadi PNS titipan pada Pemerintah Daerah saya bertugas sekarang karena waktu itu istri saya masih CPNS. Insya Allah tahun ini istri saya mulai pengurusan mutasi/pindah secara definitif karena SK PNS 100% sudah terbit (tidak PNS titpan lagi).

3. Prosedur Mutasi

Apabila kita sudah mendapatkan alasan yang tepat untuk mutasi, maka kita bisa mulai untuk memasuki step-by-step proses dan prosedur untuk mutasi. Secara umum prosedur mutasi dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu:

 3.1 Menentukan tempat tujuan untuk mutasi

Tahap ini merupakan tahap yang paling awal dari proses mutasi, karena kita harus memastikan tempat tujuan mutasi kita ini adalah tempat yang tepat. Pertimbangan pemilihan tujuan mutasi sebaiknya memperhatikan kemudahan akses & perkiraan kebutuhan pada instansi tujuan kita. Misalnya, anda tinggal dikota A dan memiliki background Sarjana Peternakan. Kebetulan dikota tersebut sedang digalakkan budidaya perikanan & peternakan. Nah, ada baiknya anda mencoba untuk mengajukan mutasi ke dinas peternakan/perikanan, pemerintah kota A. Tentu saja sesuai dengan prosedur yang berlaku. tetapi pengalaman saya hampir di setiap Pemerintah Daerah biasanya penempatan tugas tidak memperhatikan lagi basic/latar belakang pendidikan kecuali yang spesifik dan bersifat sangat teknis seperti tenaga kesehatan.

3.2 Mencari informasi kualifikasi seperti apa yang sedang dibutuhkan ditempat tujuan

Setelah mendapatkan tempat tujuan untuk mutasi, saatnya sekarang menganalisa bagaimana kemungkinan kita bisa diterima ditempat tujuan. Caranya  bisa dengan menanyakan secara langsung ke user, atau pihak yang membutuhkan tenaga tambahan. Atau bila anda memiliki kenalan yang kebetulan berdinas diinstansi tempat tujuan Anda, maka anda bisa menanyakan apakah disana masih memerlukan tenaga tambahan, dengan kualifikasi yang kira-kira sesuai dengan anda.

3.3 Mengirimkan surat permohonan untuk mutasi

Setelah mendapatkan informasi yang sejelas-jelasnya dan selengkap-lengkapnya, mengenai tempat tujuan mutasi dan gambaran kebutuhan disana, kita dapat mulai untuk mengirimkan surat permohonan untuk mutasi. Surat permohonan mutasi ini ditandatangani oleh pemohon & diketahui oleh pimpinan tempat tugas kita sebelumnya (boleh juga tanpa diketahui pimpinan). surat tersebut ditujukan kepada pimpinan daerah misalnya Bupati/Walikota (untuk pemerintah Kab/Kota) atau Gubernur (untuk pemerintah provinsi), melalui BKD (Badan Kepegawaian Daerah) atau bagian kepegawaian. saran saya sebaiknya jangan melalui Badan Kepegawaian Daerah (BKD) karenan biasanya akan memakan waktu yang sangat lama, coba langsung ke Bagian Umum setda agar dapat langsung perintah Disposisi ke BKD. Setelah mengirimkan surat tersebut, sebaiknya kita rajin menanyakan ke BKD apakah sudah ada perkembangan/bagaimana status surat permohonan kita.

3.4 Response dari Instansi tujuan mutasi

Setelah surat permohonan kita masuk ke instansi terkait, maka seharusnya pihak BKD memproses surat kita tersebut. Biasanya prosesnya memakan waktu dari beberapa minggu sampai beberapa bulan, tergantung dari birokrasi didaerah masing-masing. Response dari instansi tujuan mutasi adalah bersedia menerima permohonan kita atau menolaknya. Bila menerima (keluar surat lolos butuh), maka kita akan diminta untuk mengurus administrasi selanjutnya, sedangkan bila permohonan kita ditolak, maka kita sebaiknya mencari instansi lain yang sekiranya mau menerima.

 3.5 Mengurus surat persetujuan dari instansi asal untuk melepas

Setelah menerima surat lolos butuh dari instansi tujuan, maka kita harus mengurus surat persetujuan untuk melepaskan kita dari instansi asal. Misalnya kita sebagai PNS di pemerintah kota atau kabupaten (tingkat 2), maka kita harus mendapatkan surat persetujuan dari kepala daerah (atau yang mewakilinya) baik dari tingkat 2 (kota/kabupaten) dan tingkat 1 (provinsi) daerah asal kita. surat pelepasan ini akan dikeluarkan bersama dengan surat pengantar dari BKDD tempat asal kita untuk selanjutnya di bawa ke propinsi ( apabila kita pindah dari kabupaten/kota).

3.6 Pengurusan SK mutasi dari BKN Regional dan Nota Dinas Penempatan

Ok, sekarang ceritanya kita sudah mengantongi surat dari BKDD, yaitu :

“Surat Rekomendasi Pindah Tugas yang ditujukan kepadaYTH. Bapak Gubernur Cq. Kepala BKD Propinsi.”

Tapi tunggu, jangan buru-buru kabur dulu. Kita akan disuruh mengurus:

“Surat Keterangan dari Inspektorat Daerah bahwa kita tidak terkait dalam suatu kasus dan belum pernah mendapatkan sanksi hukuman disiplin sesuai dengan PP No. 30 tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin PNS”

Kalau memang kita tidak ada masalah dengan hal di atas, mengurus ini tidak lama. Tinggal datang ke kantor Badan Pengawas Daerah, masukkan data, keluar deh. Oya, buat rekan-rekan yang mau menjalankan ‘trik kerusuhan’ agar bisa dipindahkan ‘karena bos tak tahan dengan ulah kita’ hati-hati saja, kalau dapat sanksi disiplin PNS, bisa-bisa nanti tersangkut di surat yang ini.

Nah, dengan tetap tidak melupakan daerah yang kita tinggalkan (karena masih ada satu surat yang penting banget yang akan diselesaikan, tapi ntar dulu..) berarti segala Surat Pengantar dari tingkat Kabupaten kloplah sudah. Kita melangkah ke Propinsi. Surat-surat tadi kita antar ke BKD Propinsi bagian mutasi.

Jika surat-surat kita beres, di sini tidak akan memakan waktu lama, ya sekitar semingguanlah. Dan kita akan diberikan surat:

“ Perihal: Persetujuan pindah antar instansi kepada Yth. Gubernur Cq. BKDD”

Selesai? Belum. Perjuangan masih panjang.

Sekarang kita akan berangkat menuju tempat pindah yang kita tuju. Sesampai di sana, berkas-berkas kita yang sudah setumpuk itu dibawa ke BKD Propinsi. Kembali ke bagian Mutasi. Di bagian ini Surat-surat kita akan diperiksa dengan seksama. Termasuk DP3 asli. Tapi tidak perlu khawatir, kelengkapan berkas jelas yang utama. Kalau beres, kita akan diberi:

“Surat perihal: Usul Pindah Kepada Yth. Kepala Kantor Regional BKN”

So, perjalanan kita berlanjut ke Badan Kepegawaian Negara, yang sudah dibagi berdasarkan wilayah (regional).

Di sini berkas kita juga akan diperiksa dengan teliti dan data kita akan dicek ke basedata BKN. Saran buat rekan-rekan PNS, jika ada pengisian-pengisian data secara berkala yang diberikan ke kita dari pihak BKD supaya jangan lalai hingga tidak mengisinya, karena ternyata hal itu sangat penting untuk memperbaharui data base kita.

Alhamdullillah selesai, berarti kita akan mendapatkan

“SK Pindah dari BKN”

SK inilah yang kita bawa ke BKDDaerah tempat kita akan bertugas. BKDD nanti akan mengeluarkan:

“Surat Perintah Walikota/Bupati untuk penempatan di bagian Dinas apa kita akan ditempatkan.”

Dan kemudian dinas mengeluarkan

“Nota Dinas”

Untuk menindaklanjutinya penempatan selanjutnya.

Beres! Ups, tunggu…Untuk bisa gajian di tempat baru ini, kita harus meminta

“ Surat Keterangan Penghentian Pembayaran dari Dinas Pendapatan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah” Dari tempat kerja sebelumnya. Dengan dikeluarkannya surat ini berarti rekan-rekan tak lagi menerima gaji di tempat asal, segeralah mengurus penerimaan gaji ditempat yang baru.

Oya, jangan lupa, pindah tempat kerja walaupun jauh sejauh jauhnya jangan melupakan apalagi meninggalkan kesan tidak baik di tempat kerja lama, karena dunia ini sempit…. Suatu saat mungkin kita akan kembali ke sana…

Sementara demikian dululah dari saya. Mohon maaf jika ada yang  keliru, dan mohon ditambahkan bila ada yang kurang. Sekedar hanya ingin berbagi pengalaman dengan rekan-rekan semua.

Ok,… Sukses…

*Semua surat2 ada tembusannya, yang harus kita sampaikan ke alamatnya masing2.

*Urusan kepindahan ini di atur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 09 Tahun 2003 Tentang Kewenangan Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil.

ini tulisan saya tahun 2012 jadi harap sabar menunggu tips selanjutnya.